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ADMINISTRACION EFICAZ DEL TIEMPO

 

 

TIEMPO DE LECTURA 4 ´53 ´´




El tiempo es oro. ¿Cuántas veces escuchamos esta frase? ¿Por que la analogía con el oro?
Por que es un bien, intangible, de inconmensurable valor.

 La administración eficaz de este preciado tesoro, por ende, es de vital importancia en el mundo de las Organizaciones. Como especialistas en Gestión estratégica del Capital Humano está entre uno de nuestros más destacados valores, la responsabilidad por conocer y administrar las herramientas que nos conducen a diario en nuestro equipo de trabajo al alcance de resultados extraordinarios.

Una de nuestras más ambiciosas responsabilidades es justamente el aprovechamiento máximo de “esto que una vez trascurrido”, no se recupera FÁCILMENTE sin costos adicionales: EL TIEMPO. Desde la más remota antigüedad, en tiempos de la escritura del Antiguo Testamento se menciona al tiempo como clave y determinante: "Todo tiempo a su tiempo y todo es tiempo". Es sin duda esta tan antigua definición la que nos orienta a pensar desde los orígenes mismos de la humanidad, cuan valioso y clave es este elemento para que gente Eficaz y Eficiente logre sus objetivos.

El término eficacia proviene del latín efficax: “Que tiene el poder de producir el efecto deseado”, mientras que la eficiencia se refiere al “uso racional de los recursos”, entre ellos el tiempo.

Como hemos observado en dichas definiciones ambos conceptos apuntan a un mismo objetivo; Alcanzar Resultados Extraordinarios dentro de un mismo "capital" que todos tenemos por igual y que no todos administramos eficazmente.

Solemos escuchar reiteradamente que el tiempo es escaso, que es tirano, que no nos queda tiempo, que nos “faltó” tiempo, teniendo en cuenta que debemos desarrollar nuestra actividad profesional y personal, que incluye nuestra vida de familia, amistades, de esparcimiento y de descanso; en medio del ritmo acelerado en el que se mueve la sociedad y el nivel de competitividad con que se maneja. Sin embargo el tiempo es el "mismo para todos", tiene 24 hs., 1440 minutos, y 86.400 segundos, ni más ni menos, y en el más común de los casos se llama “día”. Son demasiados asuntos y de vital importancia los que debemos atender como para dejar todo librado al azar.

Es por esto que debemos incorporar hábitos/técnicas/herramientas que nos permitan administrar nuestro tiempo de una forma más eficaz. Estamos en la era tecnológica y debemos servirnos de ella, un muy buen hábito es el uso de la Agenda.

Es necesario entonces planificar, pensar y armar una agenda de trabajo a partir de tener en claro el resultado que se quiere lograr, teniendo en cuenta cuando, como y a que costo. Es interesante y una herramienta de utilidad introducir aquí la "matriz Urgente e Importante" para aprender a "ver" y diferenciar las distintas situaciones y prioridades que nos "envuelven":

 
Urgente
No urgente
Importante
Alcanzar los objetivos mensuales de ventas
Invertir tiempo en desarrollar el plan estratégico de mediano y largo plazo.
No importante
Asistir a una presentación institucional de un cliente a la cual nos han comprometido que se realizará en 20 minutos.
Entre la mucha correspondencia recibida, leer material promocional no requerido, ni vinculado a temas del negocio y/o posición laboral

Al preguntar  a quienes deberían tener la  importante y a nuestro entender también urgente responsabilidad  de definir el plan estratégico de corto, mediano y largo plazo : ¿Cuales son los planes estratégicos y resultados que deben alcanzar en los próximos 2 a 5 años?  es habitual encontrar respuestas muy precisas para lo que podemos convenir en considerar como corto plazo (1 a 12 meses) y casi nadie  lo hace a mediano y largo plazo , excusándose  en respuestas tranquilizadoras, comúnes, como ser: tener el plan a mediano y largo plazo es importante, pero lo urgente es llegar a cumplir con el presupuesto de fin de mes.

El mensaje que apuntamos a transmitir, es que si pasamos nuestro tiempo en cuestiones “no importantes” y solamente administramos” la urgencia,” estamos condenados a vernos envueltos en "incendios" y "administración de las cuestiones y problemas candentes", es decir, haciendo más de lo mismo, una y otra vez, sin la posibilidad de detenernos a pensar sistémica y estratégicamente.

Analicemos la siguiente reflexión/analogía que solemos utilizar en HuCap:

"Creemos que el oxígeno es para la vida, lo mismo que el tiempo para obtener los resultados siempre “insuficientes”. Ahora si nos creemos que la vida es solo respirar nos estamos olvidando de algo más importante: No por trabajar más horas se obtienen mejores resultados y siendo el tiempo el recurso más escaso, afirmamos que además se puede mejorar la calidad de vida laboral y familiar, haciendo un uso más efectivo, eficiente y productivo, del mismo". “No siempre trabajar más horas es producir más y mejor”.

En muchos casos la “mala administración” y el desmedro en los tiempos de trabajo, nos hacen pensar que claramente en algo “estamos fallando” Por eso debemos asignarle el tiempo que realmente necesita cada actividad, estableciendo así, un orden de prioridades que nos permita obtener resultados tangibles y no simplemente “realizar tareas”. Tal como Alvin Toffler predijo hace más de dos décadas, "los negocios están cambiando con rápida velocidad, exigiendo respuestas inmediatas, en cualquier momento, en cualquier lugar".

Se trata de la supervivencia de los más rápidos, no de ser el más rápido". Recordemos que no siempre lo “urgente” es “lo importante” y que la forma más segura de no dejar de atender lo importante, es simplemente administrar y disponer del tiempo de forma eficaz. Algunos dicen que el tiempo es dinero... Para mí es aún más valioso, recordemos lo que ha dicho el gran escritor argentino José Ingenieros "Nada hay que iguale el valor del tiempo”. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida".

Pensando entonces, en este recurso tan valioso, que no reconoce diferencia alguna de personas, ya que todos contamos con el mismo capital; 24 hs. cada día, 168 hs, por semana; etc. no podemos decir: "no tengo tiempo", en tal caso nos debemos replantear, como lo estamos administrando para que rinda lo que esperamos y nos permita obtener los resultados buscados.

Del Equipo de HuCap por:
Por Leandro Bruno
www.hucap.com
Inteligencia en Capital Humano
Consultora en Gestión
Estratégica del Capital Humano
Cambio y Desarrollo Organizaciona
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