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  Newsletter Nº 47.  Julio 2016

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Evaluación de Desempeño: Mucho más que "completar un formulario"

 

La evaluación de desempeño es un proceso para valorar el rendimiento de las personas en la organización, con la finalidad de establecer estrategias para corregir las oportunidades de mejora que siempre existen, motivar a los colaboradores, fomentar su desarrollo personal, mejorar el desempeño organizacional y obtener más y mejores resultados.

El objetivo del presente newsletter es abordar la evaluación de desempeño como un proceso de forma integral, las diferentes herramientas que se utilizan para la misma, cómo es el proceso de feedback, consejos prácticos que ayuden a garantizar el éxito en su implementación y los beneficios que brinda desde la doble mirada: Colaboradores – Organización.

Podemos definirla como un proceso continuo y sistémico que debe basarse en “hechos concretos y observables” traducidos en términos de comportamientos y competencias que los colaboradores deberán poner de manifiesto para poder arribar a los resultados esperados en cada puesto de trabajo.

 En función de nuestro Estudio de Compensaciones, Beneficios y Tendencias de Mercado General Edición Mayo 2016, en el que participan más de 151 empresas de primera línea de diversos rubros, entre los que destacamos: Retail, entretenimiento, consumo masivo, seguros, químicas, transporte y logística, bancos, laboratorios, telecomunicaciones, entre otras; Los resultados respecto de si utiliza la empresa Sistemas de Evaluación de desempeño nos arroja lo siguiente:

Uno de los puntos claves a la hora de evaluar desempeño, es que el evaluado sepa con anticipación la fecha de la evaluación y el periodo que la misma abarca y que a su vez esta se desarrolle en un clima favorable entre evaluador y evaluado. Entorno, horarios y momentos son claves para realizar un buen proceso de feedback.

En la gran mayoría de las organizaciones es el área de RR.HH. quien administra los resultados como garante final, más allá de que el proceso, según la herramienta y ¨gimnasia organizacional con lo que se cuente¨, está más o menos automatizada y delegada en el líder.

 

Herramientas que se utilizan y modalidad de evaluación:

Dentro de las herramientas que se utilizan podemos mencionar:

  • Sistemas genéricos: Estandarizados por empresas proveedoras de sistemas – Comúnmente conocidos como enlatados.
  • Sistemas a medida: Desarrollados en función de las necesidades de la empresa y a su medida.
  • Otros medios y recursos más informales como: Administración a papel – Utilitarios de Paquete Office – Hojas de cálculo – etc.

 

En lo que respecta a la modalidad de evaluación, podemos mencionar:

  • Sistema lineal: Autoridad de mando Jefes – Empleado
  • Sistema lineal con auto-evaluación del empleado
  • Sistema feecback 360º: Pares – Jefes – Clientes internos/externos – Colaboradores – Proveedores – Autoevaluación.

 

El proceso de Feedback – Uno de los aspectos Claves

 

El Feedback como concepto de retroalimentación positiva es la mutua transmisión de información entre el evaluador y el evaluado de toda temática concerniente al proceso en cuestión, en este caso con el foco puesto en el desempeño. Es de esperar que exista la creación de contexto necesario previo a dar inicio al proceso de evaluación.

Es un proceso fundamental y crucial no solo para culminar el proceso de evaluación de desempeño, sino también para comenzar a trazar los planes de acción necesarios si hubiera que corregir desvíos.

En concreto, si se detectara como oportunidad de mejora que el colaborador debe trabajar en su nivel de relaciones interpersonales, siendo esta una competencia a evaluar, el plan de acción debe contener concretamente el qué, para qué, cómo, cuándo, con quién, estándares de fecha y seguimiento de control.

Dar feedback en el ámbito laboral, significa que quien lo da, está informando a quien lo recibe, acerca del desempeño que éste último ha tenido en una tarea o gestión realizada y con qué grado de acierto, respecto a lo que la organización esperaba de él.

El feedback es el proceso necesario y obligatorio de revisión junto con el evaluado para poder explicar y a su vez escuchar sus opiniones en relación al desempeño actual versus el esperado al final del ciclo. De esta forma se mantienen e incrementan los puntos fuertes y establecemos áreas de mejora en los aspectos débiles que la precisen.

Hay que olvidarse de las prácticas en las que el evaluador simplemente le entrega la evaluación de  desempeño al colaborador,  para que tenga conocimiento de la misma y la firme.

Es recomendable comenzar destacando los aspectos positivos del desempeño y evitar hablar de los negativos como punto de partida: recordar cómo ha sido realizado el proceso, generar la máxima confianza, honestidad y objetividad con la que habrá de brindarse la información, recordando que el evaluado tendrá el espacio necesario para dar su punto de vista. No se trata de un diálogo ni de una discusión, ni tampoco tiene como objetivo que el resultado de la evaluación sea modificada, a excepción de que surja en esta instancia algún dato objetivo que haya sido omitido o erróneamente registrado (Si por alguna razón nos estábamos manejando con información equivocada) durante el proceso y que dé lugar a una revisión.

Cuando brindamos feedback aclaramos las relaciones entre individuos, ayudamos a comprender al otro, apoyamos y estimulamos los modos de comportamiento positivos, cuando estos son reconocidos, permitimos trabajar y ponernos de acuerdo sobre las oportunidades de mejora y fundamentalmente, promovemos la capacidad de empatía.

 

En lo que respecta a la frecuencia con la que las organizaciones realizan las evaluaciones de desempeño, la más frecuente es la medición Anual con revisión semestral, muchas otras organizaciones lo realizan de forma trimestral o simplemente anual.

Si bien lo que venimos mencionando refleja los momentos formales del año donde por procesos internos se deben implementar acciones de revisión de objetivos - feedbacks parciales, nos resulta importante transmitir en este punto, que la verdadera gestión del Desempeño no se remite simplemente ¨al hecho de completar el formulario¨, más allá de si se realiza de forma anual o con revisiones semestrales/trimestrales.

Cabe aclarar que la efectividad y la eficacia de la herramienta dependen de su correcta o no implementación. Insistimos en aclarar este punto porque no tenemos duda de que este tipo de proceso en la práctica, además de necesario, es sumamente valioso y en función de eso:

 

Mencionamos algunos consejos prácticos que ayuden a garantizar el éxito en la implementación de Evaluaciones de Desempeño:

 

  • Llevar un correcto registro a lo largo de todo el periodo de evaluación por parte del evaluador donde el mismo vaya registrando los momentos, circunstancias, resultados o estilos de gestión de manera tal que el proceso no sea “cumplir con la fecha de entrega del formulario” sino más bien, que al momento de completar el mismo, resulte objetivo, sencillo y profesional y no solo focalizarnos en cumplir con la entrega.
  • Trazar planes de acción concretos, en función de los resultados de la evaluación de desempeño que permitan apuntalar y apalancar las fortalezas de nuestros colaboradores para poder trabajar en relación a sus oportunidades de mejora.
  • Trabajar fuertemente en el proceso de feedback, que el mismo sea amplio y de calidad que motive un cambio de comportamiento, acompañado por el plan de acción mencionado previamente.
  • Proveer herramientas que conduzcan a la mejora continua del desempeño individual. El momento de la retroalimentación siempre nos brinda más información acerca de nuestro colaborador. Por ejemplo, muchas veces se detectan necesidades de capacitación que ayudan a mejorar el desempeño. En oportunidades recibir feedback del colaborador nos devuelve la información de su "no saber" en cuanto al desarrollo de determinada tarea u obtención de determinado resultado. 

 

Beneficios que brinda la herramienta para las organizaciones:

 

  • Objetividad: Evitar dejarnos llevar por opiniones o juicos apresurados de las personas/colaboradores y poder tomar decisiones basándose en “hechos concretos y observables” traducidos en términos de comportamientos y competencias que se esperan de ellos.

  • Detectar curvas de aprendizaje a lograr en nuestros equipos de trabajo mediante el análisis de cada uno de sus integrantes en profundidad.

  • Detectar y documentar altos niveles de desempeño y de potencial nos permite pensar en el crecimiento de  los colaboradores y poder desarrollar planes de carrera - aumentos de sueldos- esquemas de bonos y pagos variables, en pos de atraer y retener a los talentos claves.

  • Permite tener en cuenta desvíos que hayamos podido detectar en el perfil de los colaboradores a tener en cuenta en futuros procesos de selección.

  • Brindar feedback concreto y de calidad, el cual genera motivación para todo colaborador. Es otorgarle la posibilidad de saber que lo que hace es "visto" por alguien y es importante.

 

Beneficios que brinda dicha herramienta para los colaboradores:

 

  • Saber de manera clara, concreta  qué es lo que la organización espera respecto a su puesto de trabajo, sus objetivos y cómo ha sido su desempeño. Conocer cuáles son las características y competencias que la empresa valora y son necesarias para su puesto de trabajo.

  • Contar con canales y espacios de comunicación que resultan ser muy valorados por los colaboradores.

  • Les permite un crecimiento personal y profesional, para aquellos colaboradores que así lo deseen, desde aquellos planes de acción o capacitaciones que pueden desprenderse de las oportunidades de mejora y motivación y reconocimiento desde las fortalezas detectadas.

 

Los resultados de la utilización de dicha herramienta cuando está mal implementada pueden generar efectos negativos, los cuales pueden ser devastadores en términos de descreimiento, desmotivación, incluso sentimientos de inequidad. Por estas razones surgen expertos de opinión que están a favor de las evaluaciones de desempeño y quienes literalmente se oponen a realizarlas.

 

En resumen en nuestra opinión cuando están bien implementadas son muy efectivas, ya que permiten que las personas puedan rever sus debilidades y transformarlas en oportunidades de mejora que la llevarán a alcanzar más y mejores resultados.

 

 


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